Uno strumento efficace per gestire la tua agenda

uno strumento efficace per gestire la tua agenda

Se sei una mamma che lavora avrai imparato a tue spese quanto sia importante avere uno strumento efficace per gestire la tua agenda, uno strumento che deve essere immediato ed intuitivo perchè di tempo da perdere ne hai davvero poco.

Alzi la mano chi riesce a destreggiarsi con facilità tra appuntamenti, commissioni, memo, note, bollette da pagare e compleanni da ricordare! Beh, non mi sembra di vedere molte mani alzate… Tranquilla, è normale, la gestione del tempo e degli impegni è una delle tattiche più difficili da imparare e mettere in pratica, ma io ho scovato e personalizzato uno strumento efficace per gestire la tua agenda e quella di tutte le mamme super-impegnate come te.

Non ci credi? Seguimi e rimarrai di stucco per la sua semplicità!

COME HO SCOVATO

UNO STRUMENTO EFFICACE PER GESTIRE LA TUA AGENDA

Premesso che non sono la Fata Madrina e nemmeno il Mago di Oz, se ho ottenuto qualche risultato è solo merito della mia proverbiale testardaggine.

Negli anni infatti ho sperimentato, acquistato o realizzato personalmente ogni genere di strumento, applicazione, agenda cartacea o digitale che si possa immaginare. Risultati? Scarsini. Alcuni hanno funzionato meglio, altri per niente, a volte perdevo una marea di tempo a cercare un metodo per gestire… il mio tempo!

Il primo passo – il più difficile – verso una soluzione davvero efficace è stato abbandonare l’agenda cartacea. Per me, grafomane alla nascita e innamorata di carta e matita, praticamente una tragedia. Quando ho un’idea il primo istinto è appuntarla su un pezzo di carta; se ho bisogno di tirare giù una to-do list cerco un blocco; insomma i miei 40 anni dimostrano ampiamente che non sono una nativa digitale, ma la tecnologia questa volta non ho potuto ignorarla.

Se ci pensi bene il sogno di tutte noi è avere a portata di mano 24 ore su 24 in qualunque luogo ci troviamo un magico contenitore di tutte le nostre idee, appunti, incombenze, e scadenze tutte ben organizzate in modo da poterle verificare, aggiungere o cancellare in qualsiasi momento.

Magari siamo in fila dal medico, oppure in pausa pranzo in ufficio, o stiamo attendendo da un cliente più del dovuto. Tutto tempo sprecato, se non siamo adeguatamente organizzate. Del resto chi di noi può permettersi il lusso di non tenere sotto controllo gli impegni giornalieri, settimanali, ed anche mensili o annuali?

Bene, io ho trovato la risposta. C’è un unico oggetto dal quale non ci separiamo mai, sempre a portata di mano: il cellulare. Oramai è diventata una nostra appendice, che ci piaccia o no. La maggior parte di noi possiede uno smartphone e, diciamocelo francamente, lo usiamo più per cazzeggiare che per necessità. Oggi impareremo ad utilizzare intelligentemente il nostro smartphone: conosceremo, imposteremo ed utilizzeremo uno strumento efficace per gestire la tua agenda – e non solo.

TI PRESENTO EVERNOTE

Il segreto sta in una semplice applicazione; il suo nome è Evernote.Evernote

Tu ora dirai: tutto qui? Si, tutto qui. Una sola app. Che oltre ad essere una app per telefono e tablet può essere scaricata facilissimamente sul tuo computer e consultata online, e ti dàl’opportunità di mantenere tutti i suoi contenuti sempre sincronizzati (per chi mastica meno il gergo tecnico “sincronizzati” significa che se scrivo una nota sul telefono me la ritrovo sul tablet e sul computer, insomma su qualunque dispositivo dal quale accedo con il mio account Evernote).

Evernote è un’applicazione che serve… a prendere note!

Raccoglie le nostre annotazioni, le conserva, ci permette di catalogarle e di collegarle ad un sistema di avviso e le rende disponibili su tutti i nostri dispositivi.

Le note possono essere dei brevi testi scritti oppure possono includere immagini e file, o meglio possono includere delle registrazioni audio (comodissimo!)

In realtà le funzionalità di Evernote sono tante, alcune riservate agli account premium, ma io uso l’account gratuito ed oggi ti presento un utilizzo del sistema molto elementare, adatto proprio a tutte,  anche a chi non è molto familiare con l’uso della tecnologia. Le geek troveranno senz’altro un modo originale per personalizzarne l’utilizzo con sistemi più sofisticati.

Ora vediamo insieme passo dopo passo come scaricare, impostare ed usare Evernote per domare il tempo delle mamme che lavorano.

  • Scarica l’applicazione ed installala sul tuo cellulare
  • Crea il tuo account inserendo il tuo indirizzo e-mail ed una password che sceglierai tu
  • Ora ti troverai davanti una schermata più o meno fatta così

schermata evernote

La struttura della schermata è semplice:

  • C’è una barra degli strumenti in alto (che potrai personalizzare in seguito andando sul menu Strumenti > Personalizza Barra degli strumenti). Qui ci saranno tutte le funzioni più importanti da tenere a portata di mano. Io ho lasciato solamente le funzioni nuova nota, sincronizza, invia note per email, stampa ed elimina.
  • Poi trovi il pannello sinistro che sarà importante per catalogare e cercare le tue note; consiglio di non nasconderlo (si può fare dal menù Visualizza).
  • Al centro trovi la lista delle note, che puoi visualizzare in modi diversi cliccando sul simbolo
  • Infine a destra c’è il pannello note, ovvero il pannello dove viene visualizzata per intero la nota selezionata, e dove puoi modificarla.

Prima di procedere all’organizzazione della nostra applicazione cerchiamo di capire come è fatto Evernote.

  1. Nuova nota con EvernoteSe vuoi scrivere una nota è sufficiente cliccare sul pulsante nuova nota: a questo punto in cima all’elenco delle note comparirà una “nota senza titolo” e contemporaneamente il pannello note ti indicherà di dare un titolo alla nota e di inserire del contenuto; per semplificare diciamo che inseriremo del testo ma potrebbe anche essere una immagine, un audio, un file. Digitare il testo di una nota è un po’ come usare Word: hai a disposizione un editor di testo che puoi formattare con diversi caratteri e colori; puoi creare elenchi, allegare files, etc… Insomma è un po’ come scrivere una e-mail a te stessa! Quando scrivi una nota inoltre puoi aggiungere un promemoria, che ti notificherà il memo quando desideri. Inoltre si può impostare il promemoria in modo tale che l’applicazione ti invii un memo anche via e-mail all’indirizzo con cui ti sei registrato (questa impostazione puoi configurarla dal Menu strumenti – opzioni – etichetta promemoria)
  2. taccuini EvernoteLe note di Evernote possono essere raggruppate in Taccuini. Un Taccuino non è altro che una cartella contenente quante note vuoi. Per esempio potresti fare un Taccuino intitolato “Pulizie di primavera” e metterci dentro tutte le note che riguardano il tuo programma di rinnovamento della casa che vuoi realizzare. Per creare un Taccuino vai nel menu File – crea nuovo taccuino. Per mettere una nota nel Taccuino puoi trascinarcela oppure indicare in quale Taccuino vuoi metterla dal pannello nota quando la stai digitando; nella barra degli strumenti del pannello nota infatti c’è il simbolo del Taccuino che ti permette, cliccandoci sopra, di scegliere in quale Taccuino spostare la nota.
  3. I Taccuini di Evernote possono essere ulteriormente raggruppati in Stack, o pile. Queste pile immaginatele come un raccoglitore con tante cartelle, che sono i nostri taccuini.
  4. Ogni nota può essere identificata con una etichetta o Tag. I Tag sono delle parole chiave con le quali vogliamo identificare più note che appartengono a Taccuini diversi ma hanno qualcosa in comune. I Tag possiamo deciderli noi dal pannello sinistro, alla voce tag.

Bene, ora dovresti avere una idea abbastanza chiara di come è strutturato questo semplice programma di gestione delle note. Prendi confidenza con l’applicazione, scrivi delle note di prova tanto per giocare, sbircia nelle funzioni e tra le opzioni disponibili.

Quando ti sentirai finalmente più familiare con il sistema sarà ora di passare all’azione: verifichiamo come possiamo impostare questa agenda in maniera utile, funzionale e soprattutto semplice.

COME IMPOSTARE EVERNOTE: GUIDA PASSO DOPO PASSO

PASSO NUMERO 1: CREA IL TACCUINO @INBOX

Il nostro cervello è un organo meraviglioso e sorprendente ma non è stato “progettato” come un hard-disk, per memorizzare milioni di dati. Memorizzare consuma energia, ci stressa e ci sottopone ad uno sforzo francamente non necessario. Abbiamo bisogno di un contenitore affidabile nel quale riversare tutte le cose che dovremmo ricordare, e quando dico tutte intendo proprio tutte. Possiamo organizzarci con questo utilissimo contenitore in Evernote: lo chiameremo @INBOX e sarà il primo Taccuino che andrai a creare. Fatto? Bene, ora procediamo.

PASSO NUMERO 2: SVUOTA LA TUA MENTE NEL TACCUINO @INBOX

Pensa a tutte le cose che hai in sospeso nella tua mente e che hai bisogno di ricordarti ed inizia a trascriverle in singole note all’interno del Taccuino @Inbox. Clicca Nuova nota in Inbox sulla barra degli strumenti ed inizia a scrivere. Spostare appuntamento dentista, pagare bolletta Enel, sistemare contratto affitto, chiamare commercialista, comprare regalo per nonna, organizzare cena con Maria e Luigi, comprare nuovo centro-tavola…… Svuota la tua mente! Gironzola in casa, nella tua automobile, in ufficio e guardati intorno. Non sforzarti di tenere a mente le cose da fare ma scrivile. Cerca di descrivere le singole note con titoli semplici e chiari, poi nella descrizione potrai annotare maggiori informazioni e specifiche. Ti capiterà di ricordarti di una certa commissione nei momenti meno opportuni: in fila dal medico o peggio ancora mentre guidi. Beh, ricordati che puoi registrare le tue note cliccando sul microfono che trovi non appena apri l’applicazione sul telefono; trascriverai le note registrate non appena possibile. Potrebbero volerci giorni per completare il lavoro di svuotamento della mente; non preoccuparti, puoi andare avanti con le altre fasi anche se non hai terminato, completerai l’operazione strada facendo!

PASSO NUMERO 3: ORGANIZZA LE NOTE

Chiaramente non ha alcun senso lasciare un mucchio di note alla rinfusa nel taccuino INBOX. Bisogna dare loro un ordine, e lo faremo utilizzando altri taccuini.

Per semplificare potremo dire che davanti ad ogni nota avrai queste 4 possibilità:

CESTINARE

RIMANDARE

DELEGARE

ESEGUIRE

Analizziamo tutte le ipotesi con calma, senza farci prendere dal panico.

  1. CESTINA IL SUPERFLUO.cestina il superfluo

Alcune note hanno raccolto attività che non ti interessa fare e non sono utili. Butta questo tipo di nota, semplificati la vita. Non perdere il tuo prezioso tempo a fare cose sgradevoli e non necessarie. La vita è sufficientemente piena senza bisogno di complicarla ulteriormente. So che non è facile imparare a dire di no, ma se vuoi sopravvivere devi farlo – è un preciso obbligo verso te stessa.

Cosa fare con queste note? Cestinarle. Immediatamente. Prima che ci ripensi!

  1. TIENI IN CALDO LE IDEEtieni in caldo idee

Ci saranno nella tua lista alcune attività che devi/vuoi rimandare: qui rientrano tutte quelle idee in attesa di un ulteriore sviluppo, progetti futuri, spunti di riflessione o semplicemente cose che forse un giorno farai perché ti interessano ma in questo momento non hai tempo/voglia.

Tutte queste note vanno raggruppate in un nuovo Taccuino che dovrai creare chiamandolo @SOMEDAY-MAYBE LIST oppure @FORSE-UN GIORNO. Ogni tanto gli darai un’occhiata e chissà che non trovi un po’ di tempo per interessarti a quella attività che avresti voluto fare da tempo…

  1. IL POTERE DELLA DELEGAil potere della delega

Una delle doti che devi sviluppare se vuoi sopravvivere in questo mondo frenetico è delegare. Si cara amica mia, hai capito bene: de-le-ga-re. Significa affidare ad altri compiti o incombenze che pensavi di dover fare tu. Significa affidarsi a qualcun altro. Significa rinunciare alla sindrome della crocerossina. Credo sia una delle decisioni che fanno soffrire di più. Mettitelo in testa una volta per tutte: non puoi e non devi essere presente ovunque, fare tutto e risolvere tutti i problemi. Cerca di essere concreta, pratica ed obiettiva. Hai solo due mani e 24 ore a disposizione in un giorno, quindi una quantità limitata di risorse. Impara a responsabilizzare gli altri, a dare loro piccoli incarichi che potranno crescere eventualmente nel tempo. In questa sezione comprendiamo anche tutte quelle attività che deleghiamo a pagamento: idraulico, commercialista, sarta, etc.. Ora scorri l’elenco delle tue note nella Inbox e verifica quali di queste attività devono essere o possono essere affidate a qualcuno. Poi preoccupati subito di contattare le persone di riferimento e concordare come ed in quanto tempo svolgere il lavoro: incarica il marito di sistemare quella faccenda con la banca, incarica i figli di chiamare la zia per ringraziarla del regalo di Natale, incarica una vostra cara amica di prendere informazioni dal commercialista per quel problema, chiama il falegname per farti fare quel preventivo, etc…

Tutte queste attività che hai “esternalizzato” e che aspettano un riscontro e un feedback vanno raggruppate in un nuovo Taccuino che chiamerai @WAITING FOR oppure @IN ATTESA. In questo modo potrai tenere tutto sotto controllo e verificare periodicamente che queste attività vengano portate a termine.

  1. TEMPO DI FAREtempo di fare

Dopo aver eliminato le cose superflue, accantonato quelle che possono aspettare e delegato tutto il delegabile arriviamo alla parte più corposa del lavoro: tutte quelle attività che hai annotato e che sono rimaste nella Inbox vanno eseguite. Tutte le attività che sono rimaste nella lista hanno bisogno di una o più azioni per essere portate a termine, per poter spuntarle dalla TO-DO list. Anche in questo caso lasciare la lista semplicemente una confusa accozzaglia di note non ti aiuterà a raccapezzarti; un metodo valido per gestire queste attività è quello di suddividerle secondo un criterio di pertinenza rispetto al dove e al quando svolgerle. Mi spiego meglio.

Ci saranno attività che potrai svolgere esclusivamente a casa.

Ci saranno attività “digitali” che potrai svolgere ovunque trovi una connessione internet.

Ci saranno attività che potrai svolgere esclusivamente quando sei in giro per la città.

Ci saranno anche attività che potrai svolgere solo in ufficio.

Insomma, focalizzandoti sul come, dove e quando eseguire questi compiti potrai creare più taccuini, tutti raggruppati nello Stack che chiameremo @NEXT ACTION LIST oppure @DA FARE. Cosa è uno stack? Come dicevo prima è una pila, una cartella contenente più Taccuini.

Se hai creato lo Stack @NEXT ACTION LIST  puoi iniziare a creare tutti i relativi Taccuini. Quali sono questi Taccuini? Io ti indicherò il gruppo minimo che può tornarti utile, ma chiaramente puoi personalizzarli secondo le tue esigenze ed aggiungerne altri:

  • @CALLS per le telefonate. Si possono fare ovunque.
  • @ERRANDS sono le commissioni che puoi fare quando sei “in giro”: la spesa, la tavoletta del water da ricomprare, un paio di collant color carne, pagare la bolletta alla posta, etc…
  • @DIGITAL EVERYWHERE: qui ci sono quelle attività digitali come scrivere una e-mail, finire un file, controllare l’estratto conto online o acquistare qualcosa online…. La lista è pressoché infinita e dipende dal tuo grado di digitalizzazione e dalle tue abitudini. Sono attività che puoi fare in qualsiasi luogo e momento, anche mentre sei in fila alla posta o in pausa pranzo al lavoro, purché tu abbia un dispositivo connesso a disposizione.
  • @DIGITAL HOME: qui sono comprese tutte le attività che puoi fare solo dal computer di casa, come per esempio scaricare ed archiviare le foto delle vacanze o fare il back-up periodico.
  • @HOME: qui ci sono tutte le attività che devi fisicamente fare a casa: le pulizie di primavera, il cambio stagione, la torta per la merenda dei figli, l’archiviazione dei documenti cartacei
  • @FIGLI/MARITO/GENITORI: può essere una buona idea quella di creare un taccuino con il nome della singola persona per raggruppare quelle idee, attività, proposte o argomenti che vuoi condividere proprio con quella persona. Per esempio nel taccuino del marito potresti includere le idee sulle vacanze estive che ti sono venute in mente e vuoi condividere con lui quando avete un attimo di tempo. Nel taccuino dei figli potresti inserire le idee sulla festa per il loro compleanno o discutere con loro di quando far venire l’amichetto/a a dormire a casa organizzando un pigiama party.

Diciamo che la struttura principale della tua agenda è costruita. C’è un’ultima cosa da fare prima di chiudere l’applicazione: inserire i memo.inserire i memo

Scorri tutte le attività in tutti i taccuini ed individua le note che hanno una scadenza generica o un tempo in cui vorresti idealmente completare l’attività; per queste faccende meno urgenti inserisci un promemoria in Evernote. Ad esempio se comprare un nuovo centrotavola non è essenziale ma vorresti farlo entro la fine del mese prossimo potrai inserire un promemoria su Evernote.

Per le attività che invece sono più urgenti e non puoi e non devi dimenticare, come appuntamenti medici, impegni scolastici dei figli, o qualunque altra scadenza importante, oltre ad inserire il promemoria in Evernote ti consiglio di annotarlo in un’altra applicazione come il calendario Apple oppure Google Calendar. Two is meglio che one, diceva una pubblicità 🙂

Infine per concludere una raccomandazione: qualunque sistema di raccolta note ed organizzazione tu usi, c’è una cosa che devi fare e per cui non esistono trucchi e scorciatoie: periodicamente e regolarmente devi consultare la tua agenda.

  • Ogni mattina oppure ogni sera devi “svuotare” la tua mente nella inbox e classificare le note nel taccuino giusto.
  • Ti dirò di più, se durante il giorno ti viene in mente una cosa scrivila nella Inbox e non dimenticarti che se non puoi scrive puoi registrarla!
  • Tutti i giorni devi anche controllare gli appuntamenti e quindi il calendario, e tutti i vari taccuini delle cose da fare.

Ci vogliono 5 minuti in tutto, ma devi ricordartene e farla diventare una abitudine.

L’utilità di questo sistema sta nel fatto che durante tutta la tua giornata puoi (e devi) verificare sull’agenda virtuale cosa potresti fare in quel preciso momento: quando sei a casa, in ufficio, in fila, ovunque. Anche questa deve diventare un’abitudine.

Facciamo un esempio. Se il sabato stai uscendo per un po’ di sano shopping o se stai portando i bambini al parco controlla nel taccuino Errands (commissioni) se ci sono cose che puoi fare contestualmente, ottimizzando il tempo dedicato alla tua uscita. Oppure il sabato mattina guarda il taccuino delle commissioni, raggruppale in ordine logico e di priorità ed esci, lasciando i bambini al papà, ai nonni, alla zia o alla ludoteca.

Chiaro il sistema? Ricapitoliamo

  1. Scarica Evernote
  2. Impostalo secondo le mie indicazioni, almeno inizialmente
  3. Svuota la mente – fallo sempre, almeno una volta al giorno
  4. Cestina il superfluo, individua cosa rimandare e delega il possibile
  5. Organizza le cose da fare a seconda del dove e quando
  6. Assegna i giusti promemoria
  7. Abituati a fare affidamento sulla tua agenda e a consultarla regolarmente

Ti garantisco che dopo i primi giorni di assestamento in cui dovrai abituarti alla nuova agenda, amerai questo strumento e probabilmente lo personalizzerai al meglio per le tue esigenze.

Per quanto mi riguarda Evernote mi salva letteralmente la vita, lo trovo facile, intuitivo e molto pratico. Insomma, uno strumento efficace per gestire la tua agenda di super-impegnata mamma che lavora!

Hai dubbi, difficoltà ad impostare la tua agenda? Condividi le tue perplessità nei commenti così che rispondendoti posso aiutare quante più mamme possibili!

2 commenti

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  1. […] ho già detto in un post dedicato, una accurata gestione dell’agenda ti permette di tenere tutto sotto controllo facendoti stare […]

  2. […] hai capito, CESTINARE tutto il resto. Avevo già affrontato questo argomento quando parlavo della gestione dell’agenda delle mamme che lavorano. Spazio alle cose essenziali e a quelle che desideriamo veramente. Per il resto impara a dire di […]

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